Parte prima
- Non essere intolleranti con chi dovesse commettere errori in una lingua straniera: se le circostanze lo consentono si possono fare notare gli errori, non con toni di rimprovero ma con educazione, allo scopo di aiutare nell'apprendimento della lingua; ovviamente se un utente ha urgentemente bisogno di conoscere determinate informazioni, commentare i suoi errori, anche se con l'intenzione di aiutare, potrebbe risultare un atteggiamento fuori luogo.
- Se si ha necessità di intervenire in un luogo virtuale di discussione, scrivere nella lingua utilizzata dagli altri membri della discussione. Se non la si conosce bisogna usarne un'altra conosciuta da tutti, o almeno dalla maggior parte dei partecipanti; al contrario, se ci si trova nella necessità di dovere scrivere con uno o pochissimi utenti in una lingua sconosciuta dai più, si può pensare a una discussione privata, specie se la gravità della situazione non è tale da richiedere un sacrificio di attenzione da parte di chi non può capire, e ciò indifferentemente dalla notorietà della lingua.
- Se si interviene in una lingua che non è quella del luogo di discussione, e quindi nella propria lingua madre o un'altra lingua conosciuta sperando che qualcuno possa offrire il proprio aiuto, è bene scusarsi per il fatto di chiedere temporaneamente di cambiare lingua, in modo da fare capire che non si pretende di cambiare lingua, ma lo si sta chiedendo consapevoli dei sacrifici altrui. Invece si può leggere più spesso di persone che, cominciando a scrivere in una lingua che non è la loro, chiedono scusa per i loro errori. In entrambi i casi è segno di gentilezza, ma la differenza sta nel fatto che nel primo chiediamo a qualcuno di cambiare lingua per una lingua in cui siamo a nostro agio, mentre nel secondo, pur chiedendo un'informazione, siamo noi ad adattarci alla lingua altrui e facendo lo sforzo di cambiare lingua.
- Non insultare altre persone, scatenare flame o trollare, ma bensì sostenere le proprie opinioni in maniera pacata e civile.
- Non utilizzare un linguaggio scurrile, blasfemo o a sfondo sessuale, a meno che ciò non sia necessario per esprimere un determinato concetto o comunque sia permesso dalle regole del gruppo nel quale si scrive.
- Rispettare le persone diverse da te per cultura, religione, ecc.; il razzismo, il sessismo, l'omofobia, ogni tipo di discriminazione sociale e l'apologia di ideologie politiche estremiste non sono quasi mai tollerati e possono comportare l'esclusione o il ban, oltre ad essere illegali in molte giurisdizioni.
- Non incitare a compiere o fornire informazioni su come compiere attività illegali, immorali o pericolose per chi le fa o per terzi.
- Non fornire informazioni errate, imprecise, incomplete, ambigue o obsolete; in caso di dubbio, verificarle prima.
- Non condividere notizie o informazioni di natura complottista o pseudoscientifica, o comunque classificabili come "notizie false".
- Non postare immagini o video di carattere pornografico o cruente né link a essi; se e solo se le norme del forum o del gruppo lo permettono, non pubblicarli direttamente ma sotto forma di link preceduto da un avviso sul tipo di contenuto presente.
- Non violare la privacy pubblicando o diffondendo informazioni, immagini o video di terzi non consenzienti.
- Rispetta le norme relative al copyright.
- Non parlare a nome di un gruppo, organizzazione, impresa o ente se non sei autorizzato a farlo; distinguere sempre le proprie opinioni da quelle dell'organizzazione della quale si fa parte.
Parte seconda
- Non usare l'e-mail per alcun proposito illegale o non etico.
- Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.
- Includere sempre l'argomento del messaggio in modo chiaro e specifico; non inviare mai e-mail prive del campo "oggetto".
- Rispondere sempre alle e-mail, se non altro per dare la conferma al mittente di presa visione.
- Cercare di rispondere alle e-mail mantenendo sempre lo stesso argomento (topic) per conservare una struttura storica ordinata dei messaggi inviati e ricevuti (storico discussione (thread)), "agganciandoli" uno dopo l'altro, evitando possibilmente di spedire un nuovo messaggio per un argomento già in corso di discussione.
- Seguire le regole di citazione per scrivere la risposta a una e-mail.
- Mantenere la privacy dei mittenti/destinatari, cancellando dal testo l'eventuale indirizzo di posta elettronica del mittente (se si inoltra una e-mail quando il destinatario non dovesse conoscere il mittente originale) e utilizzando la casella Bcc o Ccn (e non quella A o Cc) se si deve inviare la stessa e-mail a destinatari che non si conoscono tra loro.
- Fare molta attenzione all'ortografia e alla grammatica del proprio messaggio.
- Non insultare e non fare uso indiscriminato di parole scritte in maiuscolo (esse, infatti, corrispondono al tono di voce alto del parlato, e dunque denotano nervosismo o cattiveria).
- Riflettere bene su come il destinatario possa reagire al proprio messaggio: valutare se può essere realmente interessato al contenuto e utilizzare eventualmente le emoticon per indicare il tono della conversazione, in particolare se scrivono battute (se è diverso da quello che potrebbe fare pensare la semplice lettura del testo).
- La dimensione del messaggio da inviare non deve essere troppo grande (al posto di allegati di grandi dimensioni si possono inserire nel testo del messaggio dei link a tali risorse reperibili in altro modo, per esempio via FTP o HTTP); bisogna tenere presente che la dimensione massima ammessa per gli allegati può essere diversa in base al provider di posta utilizzato. Eventualmente è meglio concordare col destinatario le modalità di invio di allegati pesanti.
- Gli allegati devono essere di formati diffusi e aperti (come .pdf o .jpeg per le immagini) in modo da essere facilmente apribili con i dispositivi e i sistemi operativi più diffusi, già settati per la stampa, ed eventualmente compressi con programmi nativi del sistema operativo.
- Non inviare messaggi privati da postazioni o account dai quali possono essere letti da altri o se lo si fa ricordarsi di eliminare le tracce.
- Citare il testo a cui si risponde il più brevemente possibile, ma in modo che risulti comunque chiaro in cima alla risposta.
- Non richiedere indiscriminatamente, per qualsiasi messaggio, la ricevuta di ritorno da parte del destinatario.
- Non allegare file con nomi eccessivamente lunghi o che contengono caratteri particolari come quelli di punteggiatura o lettere con segni diacritici, in quanto potrebbero creare problemi con alcune piattaforme.
- Non impostare indiscriminatamente, per qualsiasi messaggio, il flag di importante e/o urgente (è come gridare "al lupo, al lupo" inutilmente): con il passare del tempo chi riceverà le tue e-mail ignorerà il flag.
- Scrivere in modo semplice e diretto, con periodi brevi e andando a capo spesso perché gli spazi bianchi delle interlinee aiutano la lettura. Fare una lista per punti se ci sono molte cose da dire: il testo così si leggerà facilmente anche su uno smartphone.
- Salvare il proprio messaggio in bozza quando quest'ultimo viene scritto di getto, per poi rileggerlo successivamente e se necessario modificarlo prima di inviarlo.
- Leggere il proprio messaggio almeno 3 volte prima di inviarlo e dimostrare di avere almeno letto il messaggio del mittente approfonditamente prima di dare risposte senza pensare.
- Se possibile prediligi i contenuti in formato testo selezionabile rispetto a quelli in formato immagine (ad esempio un testo scansionato o fotografato): renderai più facile il lavoro a chi ha la necessità di effettuare la ricerca di un termine nel testo, di fare copia-incolla o di usare un lettore di testo per non vedenti o ipovedenti.
- Non dimenticare una formula di saluto al/alla destinatario/a all'inizio della e-mail.
- Firmare sempre con il proprio nome alla fine del messaggio, a meno che la firma non sia già inclusa nell'oggetto.
